Landesrechnungshof überprüfte Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung 2023 des Landes

veröffentlicht am 9. Juli 2024

Einleitung

Im Rahmen der Überprüfung des Rechnungsabschlusses 2023 des Landes führte der Kärntner Landesrechnungshof eine Ordnungsmäßigkeits- und Belegprüfung durch. Er zog 800 Stichproben und überprüfte unter anderem, ob das Land Belege korrekt verbuchte, Zahlungsfristen einhielt und das Interne Kontrollsystem in diesen Fällen funktionierte.

Pressemitteilung

800 Stichproben gezogen

Der Landesrechnungshof kategorisierte die festgestellten Mängel bei der Stichprobenüberprüfung in drei Gruppen: Mängel mit Auswirkungen auf den Rechnungsabschluss, Mängel im Internen Kontrollsystem und sonstige Mängel. 14 Stichproben betrafen Mängel mit Auswirkungen auf den Rechnungsabschluss. Bei vier Fällen wurden Kontrollmaßnahmen nicht angewandt. Mehr als die Hälfte der Stichproben, nämlich 407 von 800 Stichproben, hatte sonstige Mängel. Sonstige Mängel lagen dann vor, wenn beispielsweise Eingangsvermerke fehlten, Rechnungsmerkmale nicht erfüllt waren oder das Zahlungsziel nicht eingehalten wurde.

e-Rechnungen ausgedruckt

Unternehmen haben die Möglichkeit, dem Land e-Rechnungen über das Unternehmensserviceportal des Bundes zu übermitteln. Ansonsten langen Rechnungen beim Land mittels Post in Papierform ein. Von den 800 überprüften Stichproben waren nur 147 Belege (18,4 Prozent) e-Rechnungen.

„Wir empfehlen eine verpflichtende Übermittlung von e-Rechnungen an das Land. Beim Bund gibt es diese Verpflichtung bereits seit dem Jahr 2014“, sagt Landesrechnungshofdirektor Günter Bauer.

Da der digitale Zahlungsvollzug beim Land noch nicht flächendeckend umgesetzt ist, werden e Rechnungen ausgedruckt und in Papierform abgearbeitet. Der Landesrechnungshof empfiehlt, die Digitalisierung des Zahlungsvollzugs rasch in allen Dienststellen des Landes umzusetzen.

„Durch die Digitalisierung des Zahlungsvollzugs können eingehende Rechnungen zur Gänze digital bearbeitet werden, sodass e-Rechnungen nicht mehr ausgedruckt werden müssen. Dies beschleunigt die Verwaltungsprozesse und verbessert die Nachvollziehbarkeit und Transparenz der Haushaltsverrechnung“, sagt Direktor Bauer.

Zahlungsfrist häufig überschritten

Bei 652 von 800 Stichproben handelte es sich um Eingangsrechnungen. Der Landesrechnungshof stellte fest, dass das Land bei 292 von 652 Eingangsrechnungen (44,8 Prozent) die Zahlungsfrist überschritten hatte. Dies war meist darauf zurückzuführen, dass die Dienststellen die Zahlungs- und Verrechnungsaufträge zu spät an die Finanzbuchhaltung weiterleiteten. Auch die Behebung von Mängeln, beispielsweise aufgrund falscher Kontenzuordnung oder fehlender Unterschriften, führte in einigen Fällen dazu, dass das Land Zahlungen nicht fristgerecht leistete.

Der Landesrechnungshof empfiehlt dem Land, die internen Prozesse so einzurichten, dass eine zeitnahe Verbuchung und eine fristgerechte Zahlung der Geschäftsfälle gewährleistet sind. Eingehende Belege sollten sofort geprüft und rechtzeitig an die Finanzbuchhaltung weitergeleitet werden.

„Eine flächendeckende Anwendung des digitalen Zahlungsvollzugs würde Fehler verringern und die Durchlaufzeit von Belegen verkürzen“, sagt Direktor Bauer.

Skonti nutzen

Bei 32 von 800 Stichproben war ein Skontoabzug möglich. Der Landesrechnungshof stellte fest, dass das Land diese Möglichkeit in 21 von 32 Fällen (65,6 Prozent) nutzte. In 13 Fällen zog das Land den Skontobetrag ab, obwohl die Zahlung erst nach Ablauf der Skontofrist erfolgte. Der Skontoabzug hätte in diesen Fällen nicht erfolgen dürfen. Bei sechs Stichproben erfolgte kein Skontoabzug, obwohl die Zahlung innerhalb der Skontofrist erfolgte. Insgesamt ergab sich bei der Stichprobe ein nicht genutzter Skontobetrag von 566,90 Euro. Der Landesrechnungshof empfiehlt dem Land, alle möglichen Skonti in Anspruch zu nehmen und dabei die Funktionen des SAP-Systems zur fristgerechten Zahlung zu nutzen.

Rechnungen doppelt bezahlt

Die Überprüfung sämtlicher Zahlungen des Landes im Jahr 2023 ergab 31 Doppelzahlungen von in Summe 25.379,35 Euro. Zum Zeitpunkt der Überprüfung waren davon 7.092,94 Euro von den Geschäftspartnern noch nicht rückerstattet. Auf Nachfrage des Landesrechnungshofs forderte die Finanzbuchhaltung die Rückzahlung der unrechtmäßig bezahlten Beträge ein, die zum Abschluss der Überprüfung vollständig zurückgezahlt waren.

In 23 Fällen waren Geschäftspartner, Betrag, Belegdatum und Rechnungsnummer identisch. In diesen Fällen lieferte die automatisierte Prüfung auf Doppelbuchungen im SAP einen entsprechenden Hinweis, der jedoch vom Sachbearbeiter oder der Sachbearbeiterin übergangen werden konnte. Der Landesrechnungshof empfiehlt, die automatisierte Erkennung von Doppelbuchungen im SAP des Landes weiterzuentwickeln, sodass auch bei geringfügigen Abweichungen der Rechnungsnummer eine Warnmeldung ausgelöst wird.